Tanya jawab seputar Manajemen Proyek

Tanya:

Jelaskan peranan dan seberapa pentingnya jadwal dalam suatu proyek!

Jawab:

1.   Peranan jadwal dalam proyek adalah sebagai pengatur tahapan proses manajemen proyek  yang harus dilakukan dalam pembuatan proyek.

      Jadwal sangat penting dalam suatu  proyek, karena tanpa adanya penjadwalan proses-proses dalam proyek tidak akan berjalan dengan baik, bahkan proyek tidak akan berjalan.

Tanya:

Jelaskan pengertian  lingkup manajemen waktu proyek dan hasilnya (deliveriable) yang di hasilkan!

Jawab:

1.    Manajemen waktu adalah tindakan atau proses perencanaan dan secara sadar melakukan kontrol atas jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi atau produktivitas.

Deliveriable (yang dihasilkan) adalah bagian dari proyek seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil rapat/pertemuan.

Tanya:

Jelaskan proses proses dalam manajemen waktu proyek!

Jawab:

1.      Proses proses dalam manajemen waktu proyek:

·         Definisi aktivitas:identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan deliverables

·         Pengurutan aktivitas (activity sequencing):identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek

·         Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas

·         Estimasi durasi aktivitas

·         Pembuatan jadwal:analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek

·         Pengendalian jadwal:pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek

Tanya:

Bagaimana cara untuk menetapkan aktivitas dalam proyek?

Jawab:

1.      Menetapkan aktivitas dalam proyek berdasarkan proyek yang ingin dibuat,

Serta berdasarkan tahapan-tahapan proses manajemen proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan controlling  serta akhirnya closing.

Tanya:

Mengapa terjadi ketergantungan antar aktivitas dalam suatu proyek?

Jawab:

1.      Ketergantungan antar aktivitas karena setiap aktivitas memiliki perannya masing-masing, maka jika salah satu aktivitas tidak berjalan sesuai dengan apa yang telah ditentukan maka aktivitas berikutnya (yang telah dijadwalkan) tidak bisa di laksanakan.

Tanya:

Jelaskan cara mengurutkan aktivitas aktivitas untuk membentuk jadwal!

Jawab:

1.      analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek.

Pengurutan aktivitas mencakup:

·   Peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lain

·    Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek

·     Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk kepentingan critical path analysis

Tanya:

Jelaskan apa yang anda ketahui mengenai PERT,CPM dan GANTT CHART!

Jawab:

·         CPM (Critical path Method)

o   CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg digunakan utk memperkirakan durasi proyek total

o   Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian aktivitas yg menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek

o   Critical path adl jalur terpanjang mll diagram jaringan dgn jumlah slack atau float plg sedikit

o   Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek

·         PERT (Program Evaluation and Review Technique)

o   PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yg tinggi pada estimasi durasi aktivitas individual

o   PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik

o   Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik, atau estimasi tiga-titik

·         GANTT CHART (Peta Gantt)

o   Gantt Chart dibuat oleh H. L. Gantt yang berfungsi untuk menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan. Gantt Chart merupakan visualisasi chart yang digunakan untuk menggambarkan jadwal dari pekerjaan atau proyek.

Gantt Chart menggambarkan tanggal mulai dan berakhir dari terminal elemen dan ringkasan elemen proyek serta menujukan hubungan yang terdapat antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan.

o   Keuntungan menggunakan Gantt chart :

-          Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalampenyelenggaraan proyek.

-          Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

-          Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Tanya:

Jelaskan perbedaan antara PERT dan CPM!

Jawab:

1.      Perbedaan CPM dan PERT

·    CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian sebuah proyek sedangkan pada PERT besarnya biaya berubah-ubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktifitas yang  terdapat dalam satu proyek.

·         Di dalam menentukan perkiraan waktu untuk melaksanakan setiap aktifitas, CPM dianggap lebih memiliki dasar yang lebih kuat

Tanya:

Bagaimana cara melakukan estimasi sumber daya yang akan di gunakan dalam aktivitas?

Jawab:

1.      Dengan melakukan pendekatan tradisional untuk estimasi  biaya (Cost Estimates).

·         BOTTOM-UP

·         TOP-DOWN (PARAMETRIC COST ESTIMATING)

·         BOTTOM-UP COST ESTIMATES

·         PARAMETRIC COST ESTIMATING (TOP-DOWN)

Tanya:

Jelaskan cara melakukan estimasi durasi aktivitas/durasi terhadap masing masing aktivitas!

Jawab:

1.      Dengan cara memperkirakan durasi kegiatan yaitu dengan cara:

·         Membuat daftar kegiatan atau daftar aktivitas

·         Memperkirakan kendala

·         Asumsi . Sebuah contoh akan melaporkan periode selama proyek yang bisa mendikte jangka waktu maksimum, yaitu, dua periode pelaporan.

Tanya:

Jelaskan pengertian rencana manajemen proyek!

Jawab:

1.      Rencana manajemen proyek adalah document yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan menjadi panduan eksekusi dan kontrol proyek.
Masukan untuk pembuatan rencana manajemen proyek adalah project charter, rencana proses, faktor lingkungan, serta aset organisasional.
Rencana manajemen proyek yang dibuat ini harus dinamis, fleksibel, dan dapat berubah sesuai perubahan lingkunan proyek.
Informasi yang terdapat dalam rencana manajemen proyek:

·            Gambaran umum proyek: nama proyek, deskripsi, nama sponsor, nama PM dan anggota tim, hasil proyek, material penting, definisi dan akronim

·            Deskripsi bagaimana proyek diorganisir: struktur organisasi, tanggung jawab, informasi lainnya

·            Proses-proses manajemen dan teknis dalam proyek: tujuan manajemen, kontrol proyek, manajemen resiko, staf pryek, proses teknis

Pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek: paket kerja utama, hasil utama, informasi lainnya; rangkuman jadwal dan budget, jadwal dan budget detail, informasi lain

Tanya:

Sebutkan dan jelaskan pendekatan yang di gunakan dalam pengukuran suatu proyek!

Jawab:

1.      Pendekatan pengukuran suatu proyek:

                     Agile

Metode yang berfokus pada manusia, hasil, anggaran minimal dan kolaborasi yang maximal untik mengantisipasi busines yg bergerak cepat dan sering berubah.

                     Extreme

Metode yang ditujukan kepada proyek yang tidak diketahui secara jelas, sehingga membuthkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel dan untuk situasi yng tidak menentu.

                     Interactive

                     Incremental

                     Phases

Tanya:

Jelaskan apa yang anda ketahui tentang pemantauan dan pelacakan!

Jawab:

1.      Pemantauan dan pelacakan adalah proses kerja untuk mengetahui suatu kondisi kerja atau proses manajemen yang sedang berjalan agar tercapai tujuannya atau hasil yang diharapkan.

Tanya:

Bagaimana cara pemantauan dan pelacakan proyek dengan 3 pendekatan :

            a. pemantauan tingkat aktivitas

            b. laporan status

            c. analisis milestone

Jawab:

1.            a. pemantauan tingkat aktivitas

·         memantau suatu aktivitas atau kegiatan dlm manajemen proyek dengan melacak telah sampai tahapan apa dlam suatu pekerjakan telah selesai dikerjakan

   b. laporan status

·         memberikan data tentang proses suatu aktivitas atau kegiatan yang telah dicapai

   c. analisis milestone

·         pemberian sebuah jadwal telah berakhirnya dari sebuah tahapan yang menandakan bahwa sebuah fase atau paket kerja atau work package telah selesai.

Artikel Terbaru :